Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg jeder Organisation. Dies ist eine Art "Kreislaufsystem" eines jeden Unternehmens. Erfolgreiche Führungskräfte, Top-Manager und kompetente Fachkräfte haben ihren Erfolg maßgeblich durch ihre Kommunikationsfähigkeiten erreicht. Wie Sie die zwischenmenschliche, Gruppen- und Organisationskommunikation stärken und gleichzeitig entwickeln können, wird in unserem Artikel ausführlich beschrieben.
Kommunikationsprozess - was ist das?
Kommunikation ist ein Verfahren zum Austausch von Informationen, auf dessen Grundlage der Manager die für effektive Entscheidungen erforderlichen Informationen erhält und die getroffenen Entscheidungen auch den Mitarbeitern des Unternehmens übermittelt. Bei schlechter Kommunikationsleistung können sich Entscheidungen als fehlerhaft herausstellen. Die Menschen werden nicht gut verstehen, was die Behörden von ihnen verlangen, und dies ist mit einem Zusammenbruch der zwischenmenschlichen Beziehungen behaftet. Die Effektivität von Kommunikationsprozessen wird oft bestimmt durchdie Qualität von Entscheidungen und wie sie in Zukunft umgesetzt werden.
Informationen spielen bei der Umsetzung zwischenmenschlicher und organisatorischer Kommunikation eine besondere Rolle. Dies ist das Ergebnis der Kommunikation, die äußere Manifestation des kommunikativen Vorgangs. Informationen nehmen im verbalen Verh alten einer Person einen besonderen Platz ein. Es geht von einem Thema zum anderen über. Gleichzeitig können hier Einzelpersonen, Gruppen oder ganze Organisationen als Subjekte agieren.
Kommunikation kann durch die Übermittlung von Ideen, Meinungen, Fähigkeiten, Fakten, Wahrnehmungen oder Empfindungen erfolgen. Es erfordert, die gewünschte Antwort als Antwort zu erh alten. Gleichzeitig sollte berücksichtigt werden, dass das System der organisatorischen Kommunikation und Information unterschiedliche Phänomene sind, obwohl sie miteinander verbunden sind. Kommunikation ist also nicht nur, was übermittelt wird, sondern auch, wie dieses „Etwas“übermittelt wird. Informationen sind nur ein integraler Bestandteil des Kommunikationsprozesses.
Organisationskommunikationssystem
Kommunikation ist ein Vorgang, bei dem zwei oder mehr Personen bestimmte Informationen austauschen. Das Hauptziel der Organisationskommunikation ist es, ein Verständnis für die auszutauschenden Informationen zu erreichen. Schließlich garantiert die bloße Tatsache des Austauschs nicht den Erfolg des implementierten Verfahrens.
Das organisatorische Kommunikationssystem besteht aus mehreren Themen:
- Absender - eine Person, die eine Idee generiert oder Informationen zur Übertragung auswählt;
- Kanal - ein Mittel zur Übertragung einer Reihe von Informationen;
- Empfänger - die Person, die die Informationen erhält und interpretiert;
- Nachrichten - direkte Informationen, die in einer Reihe bestimmter Zeichen codiert sind.
Absender und Empfänger sind die beiden Hauptentitäten. Während des Kommunikationsprozesses durchlaufen sie mehrere miteinander verbundene Phasen. Ihre Aufgabe ist es, eine Nachricht so zu verfassen und über einen Kanal zu übermitteln, dass beide Parteien die ursprüngliche Idee auf die gleiche Weise interpretieren. Dies ist eine ziemlich schwierige Aufgabe, da jeder weitere Schritt die Bedeutung der Idee verzerren kann.
Die vier Phasen der zwischenmenschlichen und organisatorischen Kommunikation sehen so aus:
- eine Idee generieren;
- Codierung und Auswahl des gewünschten Informationsübertragungskanals;
- Übermittlung von Informationen;
- Decodierung.
Ein bisschen mehr über jeden Schritt.
Kommunikationselemente
Oft kann der Kommunikationsvorgang nur wenige Sekunden dauern, und daher ist es ziemlich schwierig, bestimmte Phasen darin herauszugreifen. Dennoch identifizierten und analysierten Soziologen vier Hauptphasen des Kommunikationsprozesses.
Die erste Stufe heißt Ideengenerierung. Organisationskommunikation ist ein Vorgang, der mit der Formulierung bestimmter Informationen beginnt. Der Absender löst das Problem, indem er eine Nachricht zustellt. Oftmals scheitern solche Versuche bereits im ersten Schritt, da der Absender sich zu wenig Gedanken über die Idee macht.
Viele Experten betonen die Bedeutung, auch die überwiegendenWert der ersten Stufe. „Fang nicht an zu reden, bevor du anfängst zu denken“, hat Jefferson Davis, ein Held des amerikanischen Bürgerkriegs, einmal gesagt. Sie sollten immer darüber nachdenken, welche Idee Sie dem Empfänger vermitteln möchten. Sie müssen sich der Relevanz und Angemessenheit dieser Idee sowie der spezifischen Situation und des Zwecks sicher sein.
Der zweite Schritt heißt Kodierung und Kanalauswahl. Die Organisationskultur der Kommunikation erfordert die Neuformulierung der Idee, die der Absender in bestimmte Symbole übertragen möchte. Das können Worte, Gesten, Intonationen oder etwas anderes sein. Erst die Codierung macht aus einer Idee eine vollständige Botschaft.
Um die Idee gut zu vermitteln, muss der Absender einen Kanal wählen, der mit dem Zeichentyp kompatibel ist, der für die Codierung verwendet wird. Die bekanntesten sind Sprache, Schrift und verschiedene Arten von elektronischen Medien: Videoaufzeichnungen, E-Mail, Computer usw. Die Übertragung von Material ist nicht möglich, wenn der Kanal nicht für die physische Form der ausgewählten Charaktere geeignet ist. Zu beachten ist auch, dass die Effektivität von Kommunikationsprozessen reduziert werden kann, wenn der Kanal nicht zu der im ersten Schritt entwickelten Idee passt.
Die dritte Stufe im Verfahren der zwischenmenschlichen, Gruppen- oder Organisationskommunikation ist die direkte Übermittlung von Informationen. Der Absender verwendet den Kanal, um die Nachricht zuzustellen - die verschlüsselte Idee wird physikalisch übertragen.
Schließlich heißt der letzte Schritt Decodieren. Der Empfänger übersetzt die vom Sender verfassten empfangenen Zeichen ineigene Gedanken. Der Abschluss der Kommunikation ist mit der Formulierung der Idee durch die beiden Subjekte des Prozesses verbunden.
Kommunikationsarten
Organisationskommunikation ist ein umfassender und sehr umfangreicher Prozess, der viele verschiedene Elemente enthält. Nach der gebräuchlichsten Einteilung wird das kommunikative Verfahren in ein internes und ein externes Verfahren unterteilt. Der externe Prozess ist die Interaktion zwischen der Organisation und der externen Umgebung. Darüber hinaus beeinflussen externe Faktoren die Aktivitäten der Organisation stark.
Unternehmen verwenden eine Vielzahl von Mitteln, um mit den Komponenten ihrer externen Umgebung zu kommunizieren. Bestehende potenzielle Verbraucher erh alten die notwendigen Informationen durch Werbung oder andere Mittel zur Verkaufsförderung von Waren. Von größter Bedeutung ist hier ein bestimmtes Image, das das Organisationsimage ausmacht.
Die zweite Art der Kommunikation wird als intern bezeichnet. Dies sind organisationsinterne Verbindungen zwischen verschiedenen Ebenen und Abteilungen. Sie können formell oder informell sein.
Formale Kommunikationsverbindungen sind Phänomene, die durch die Organisationsstruktur des Unternehmens, die Beziehung zwischen Führungsebenen und Funktionseinheiten bestimmt werden. Informelle Mitteilungen sind der sogenannte „Gerüchtekanal“. Gerüchte werden nicht immer als ungenaue Informationen angesehen. Studien zeigen, dass mehr als 80 % der Organisationsgerüchte eine sehr reale und fundierte Ereignisbasis haben.
Organisationskommunikation ist das breiteste System informeller Kanäle. Dies kann die folgenden Arten von Informationen umfassen:
- Änderung der Organisationsstruktur;
- bevorstehende Beförderungen und Transfers;
- Details zu organisatorischen Streitigkeiten;
- anstehende Produktionskürzungen;
- informelle Treffen usw.
Nach einer anderen Einteilung wird die Struktur der Organisationskommunikation durch Ebenen gebildet. Die Prozesse der Informationsübertragung können also vertikal implementiert werden, dh sie können absteigend und aufsteigend sein. Die absteigende Gruppe der Informationsprozesse ist die Übertragung von Informationen von einer höheren Ebene auf eine niedrigere - zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter nach Aufgaben, Prioritäten, gewünschten Ergebnissen usw. gefragt wird. Die Kommunikation nach oben erfolgt in Form von Vorschlägen, Berichten, Erläuterungen usw.
Sie sollten auch die Kommunikationsprozesse zwischen den Abteilungen, zwischen der Arbeitsgruppe und den Behörden, Gewerkschaftsvertretern und der Geschäftsleitung usw. hervorheben.
Arten von Kommunikationsbarrieren
Die Wirksamkeit einer organisationalen Kommunikationskultur kann durch sogenannte Barrieren – zwischenmenschliche Barrieren – spürbar gemindert werden. Auf Systemebene werden sie in mehrere Typen unterteilt.
Die erste Barriere kann auf Wahrnehmungsbedingungen zurückzuführen sein. Die Aufgabe eines Managers oder eines anderen Vertreters der Regierungsstruktur besteht darin, das Wesen der Wahrnehmung zu verstehen und die „Realität für den Einzelnen“zu bestimmen. Es ist bekannt, dass Menschen nicht auf reale Phänomene in ihrer Umgebung reagieren, sondern aufMöglichkeiten, diese Phänomene wahrzunehmen. Durch das Verständnis der Faktoren, die die Wahrnehmung beeinflussen, können viele Barrieren überwunden werden.
Das häufigste Beispiel für eine Wahrnehmungsbarriere ist der Konflikt zwischen den Tätigkeitsfeldern des Empfängers und des Senders. Dieselben Informationen können je nach Erfahrung unterschiedlich interpretiert werden. Menschen können Informationen selektiv erh alten, wobei ihre Interessen, Ansichten, Anforderungen und emotionalen Zustände berücksichtigt werden.
Die nächste organisatorische Kommunikationsbarriere heißt semantisch. Semantik ist die Wissenschaft von der Verwendung von Wörtern und deren Bedeutung. Oft führen bestimmte Wörter zu Missverständnissen, da sie je nach Kontext ihre Bedeutung ändern können.
Nonverbale Barrieren sind die dritte Gruppe von Kommunikationsbarrieren. Wir sprechen über alle Zeichen außer Wörter. Dies ist ein Lächeln, ein angespanntes Gesicht, gerunzelte Brauen, Augenkontakt und mehr. Besonders wichtig ist hier die Intonation – wie genau die Wörter ausgesprochen werden. Ein und dieselbe Phrase kann einen anderen Charakter bekommen, eine ungleiche emotionale Konnotation.
Ineffektives Feedback ist der vierte problematische Faktor in der Unternehmenskommunikation. Jeder kennt den Wert zumindest einiger Reaktionen auf die gesendete Nachricht. Andernfalls wird eine der Parteien die Kommunikation als fehlgeschlagen betrachten.
Problemlösung im Organisationskommunikationssystem
Aktuell wurden mehrere Strategien dazu entwickeltÜberwinden Sie effektiv Kommunikationsbarrieren und verbessern Sie die Effizienz der Kommunikation auf der Ebene der Organisationsmitarbeiter.
Erstens sollte das Management des Unternehmens auf die Entwicklung der Kommunikationsfähigkeiten seiner Mitarbeiter achten. Die beliebteste Methode der Interaktion zwischen Subjekten ist aktives Zuhören. Die Bedeutung dieser Technik liegt in der Fähigkeit des Zuhörers, dem Sprecher dabei zu helfen, genau das zu sagen, was er ursprünglich vermitteln wollte. Es gibt mehrere Prinzipien des aktiven Zuhörens:
- Fragen stellen, aber den Redner nicht unterbrechen;
- Ihnen den Gesprächspartner zur Verfügung stellen, eine freundliche und warme Atmosphäre schaffen;
- sei geduldig und vermeide Konflikte während der Lernphase;
- Sympathie und Interesse für den Gesprächspartner zeigen;
- versuche, Ablenkungen zu neutralisieren, vermeide Störungen von außen.
Zweitens: Chefs müssen ihre eigenen Wünsche und Vorstellungen klären, bevor sie sie weitergeben. Es ist notwendig, regelmäßig über Themen und Probleme nachzudenken und diese zu analysieren, die Gegenstand der Übertragung sein müssen.
Effiziente Organisationskommunikation kann durch den Einsatz von Techniken wie Feedback geben, "Blick von außen", Anfälligkeit für mögliche Probleme etc. erreicht werden.
Zwischenmenschliche Kommunikation
Jede Form der Organisationskommunikation wird nur dann als erfolgreich angesehen, wenn sich ihre Hauptelemente als qualitativ gebildet erweisen -Phänomene zwischenmenschlicher Kommunikation. Wie gest altet man die Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Subjekten richtig? Zu Beginn sind einige Grundsätze zu beachten:
- Unumkehrbarkeit der Zerstörung dessen, was gesagt oder gesendet wurde;
- Feedback als unabdingbare Voraussetzung des Kommunikationsprozesses;
- Irreversibilität und Unausweichlichkeit zwischenmenschlicher Kommunikation in der Gesellschaft.
Es gibt drei Hauptformen der Kommunikation. Dies ist ein bekannter Dialog, Monolog und Polylog. Letztere Form spielt eine besondere Rolle beim Aufbau einer organisatorischen Form der Kommunikation.
Wege zur Optimierung von Kommunikationsprozessen
Achte besonders auf Feedback. Es ist ein wesentliches Element der Organisationskommunikation. Die Rolle dieser Komponente darf nicht unterschätzt werden. Es ist die Antwort, die den Kommunikationsprozess am qualitativsten und effektivsten macht.
Denken Sie daran, dass Feedback zeitnah und klar strukturiert sein sollte. Es sollte eine paraphrasierte Originalbotschaft und eine Reihe von klärenden Fragen enth alten. Es ist unerwünscht, die ursprüngliche Nachricht zu bewerten - sowohl negativ als auch positiv.
Der gebräuchlichste und zuverlässigste Weg, um Feedback zu erh alten, ist das Stellen von Fragen. Meistens werden sie benötigt, um die eingehende Nachricht mit dem zu vergleichen, was der Empfänger ursprünglich hören wollte. Dasselbe gilt für den Absender: Er kann zusätzliche Fragen an den Empfänger stellen, um das gesendete Material mit dem zu vergleichen, was ursprünglich formuliert werden sollte.
Füreffektives Management der Organisationskommunikation, es ist notwendig zu versuchen, die technischen Kommunikationsfähigkeiten der Mitarbeiter zu entwickeln - insbesondere das Schreiben von Memos, die Verwendung von Fax, E-Mail usw.
Managementsysteme und eine Kommunikationskultur müssen klar etabliert sein. Moderne Organisationen können "Hotlines" eines Unternehmenstyps verwenden - wenn Mitarbeiter jederzeit den Informationsaustausch nutzen, klärende Fragen stellen, ihre Gedanken und Werturteile äußern, gemeinsame Picknicks, Ausflüge usw. organisieren können. All dies sind informelle Beispiele für organisatorische Kommunikation.
Es gibt also einige Möglichkeiten, die Effektivität der Unternehmenskommunikation zu verbessern. Gleichzeitig bleibt eine Frage aktuell: Warum sind Datenaustausch- und Kommunikationsverfahren überhaupt notwendig? Welche Bedeutung haben sie und welche Bedeutung haben sie? Versuchen wir es weiter herauszufinden.
Die Bedeutung der Kommunikation im Organisationsprozess
Die Neuzeit in der Entwicklung von Kommunikationsprozessen erlaubt es uns, dieses Phänomen als ein Produkt zu bewerten, das von den Bedürfnissen der gesellschaftlichen Produktion bestimmt wird. Traditionelle Faktoren wie Arbeit, Land und Kapital funktionieren nur, wenn Datenaustausch- und Kommunikationsverfahren effektiv genutzt werden.
Kommunikation wird als System der Informationsübermittlung und -antwort verstanden. Dies ist der Austausch von Wissen, geistigem Eigentum, verschiedenen Arten von Informationen usw. Das Verfahren zur Spezialisierung von Managementkommunikationsaktivitäten wird in hervorgehobeneine besondere Art von professioneller Dienstleistung, deren Zweck die effektive Bildung und kompetente Entwicklung aller Arten von Organisationskapital ist. Dieses Ziel kann nur durch den Einsatz spezieller Technologien, Tools, Methoden und Mechanismen zur Übermittlung von Informationen erreicht werden.
Es ist bekannt, dass es ohne Kommunikation keine Kommunikation gibt und ohne Kommunikation keine Frage über die Existenz irgendeiner Gruppe bestehen kann. Kommunikation ist somit eine bestimmende Bedingung für die Entwicklung der Gruppe und ihres Lebens.
Alle Mitteilungen können in zwei Gruppen unterteilt werden: formell und informell. Die erste Gruppe umfasst Elemente des vorgeschriebenen Typs, dh diejenigen, die im Steuerungsprozess stattfinden. Informelle Kommunikationsformen haben einen geringeren Anteil. Sie entstehen spontan und werden meistens nicht besprochen. Gleichzeitig ist sich jeder Mitarbeiter der Tatsache seiner Existenz bewusst.
Ein Manager oder eine andere Führungskraft muss die Kommunikationsmittel gut beherrschen. Zu seinen Aufgaben gehören die korrekte Verwendung der erh altenen Werkzeuge im Kommunikationsprozess, die Überwindung von Barrieren und Barrieren.
Das organisatorische Kommunikationsverh alten besteht darin, Informationen an Manager und Entscheidungen an Ausführende zu übermitteln. Ohne Kommunikationsprozesse ist es unmöglich, eine Organisation aufzubauen und die Koordination menschlicher Aktivitäten sicherzustellen.
Daher hilft das Informationsübertragungsverfahren in allem: Es ermöglicht Ihnen, eine Verbindung zwischen einer bestimmten Organisation und der externen Umgebung herzustellen, zu organisierenZusammenspiel aller Managementfunktionen und Konsistenz der getroffenen Entscheidungen.
Arten von Kommunikationsnetzen
Wenn man über das System der Organisationskommunikation spricht, ist es notwendig, das Konzept eines Kommunikationsnetzwerks hervorzuheben. Zwei durch eine Linie verbundene Organisationseinheiten werden als Channel bezeichnet. Ein Kanal kann zum Zeitpunkt der Informationsübertragung zwei oder mehr Organisationseinheiten verbinden. So entsteht ein Informationsnetzwerk – ein ziemlich häufiges Ereignis für jede Organisation.
Netzwerke sind offen und geschlossen. Offene haben keine Barrieren für den Informationsfluss durch die verfügbaren Kanäle. Dies ist beispielsweise eine "Kette" - eine lineare Verbindung zur Übertragung von Informationen. "Chain" ist effektiv für sich wiederholende Routineoperationen, aber schlecht geeignet für die Arbeit unter sich ständig ändernden Bedingungen. Ein ähnliches Schema ist "Wheel". Alle Informationen gehen früher oder später an den Mitarbeiter, der eine zentrale Position einnimmt.
Geschlossene Netzwerke sind in der Verbreitung von Informationen eingeschränkt. Sie werden von Organisationen verwendet, die Geschäftsgeheimnisse bewahren.
