In verschiedenen Tätigkeitsbereichen von natürlichen und juristischen Personen wird das auf dem Territorium der Russischen Föderation zugelassene Dokumentenklassifizierungssystem verwendet. Die Erstellung, Aufbewahrung, Verbreitung und Verwendung von Papieren wird von einer solchen Disziplin wie der Büroarbeit durchgeführt. In diesem Artikel werden wir alle seine Aspekte untersuchen. Berücksichtigen Sie das Konzept und die Klassifizierung von Dokumenten, ihre Funktionalität und andere Aspekte des Problems.
Büroarbeit: Allgemeine Bestimmungen
Vorab sei darauf hingewiesen, dass die Dokumentationsunterstützung ein besonderes Tätigkeitsfeld ist, das in der Gest altung, Gest altung, Aufbewahrung und Bearbeitung von Papieren besteht. Wie das Dokument aussieht und die darin enth altenen Informationen, wie die Organisation der Arbeit damit umgesetzt wird, hängt weitgehend von der Aktualität und Richtigkeit der einen oder anderen Managemententscheidung ab, die von einiger Bedeutung ist. Papiere berücksichtigen und spiegeln die Aktivitäten von Unternehmen, Firmen, Firmen wider. In dieser VerbindungDie Aufbewahrung von Aufzeichnungen dient als gesetzliche Vorschrift. Im Rahmen von Audits werden zunächst diejenigen Dokumente überprüft, die die Aktivitäten des Unternehmens dokumentieren.
Rechtsrahmen
Bevor Sie die Arten von Dokumenten und ihre Klassifizierung analysieren, ist es ratsam, sich mit dem gesetzlichen Rahmen vertraut zu machen. So begründet das Bundesgesetz, das Informationen und deren Schutz regelt, die Pflicht zur Dokumentation von Informationen und definiert eine Reihe von Grundeinstellungen. Das genannte normative Gesetz soll auch Zusammenhänge regeln, die sich bei der Entwicklung und späteren Nutzung von Informationstechnologien ergeben. Es ist zu beachten, dass die obligatorische Dokumentation durch andere Gesetze festgelegt ist. Insbesondere das Bürgerliche Gesetzbuch der Russischen Föderation bestimmt den rechtlichen Rahmen für Tätigkeiten und das entsprechende Verfahren für Bürotätigkeiten. Das Steuergesetzbuch der Russischen Föderation legt Standardsteuerpapiere fest, die auch eine der Klassifizierungen von Dokumenten darstellen. Durch sie wird die kaufmännische Arbeit von Einzelpersonen und Organisationen sowie die Rechtzeitigkeit der Abzüge von Steuerzahlungen und Gebühren an den Staatshaush alt verbucht.
Außerdem definiert das geltende Gesetz Muster von Papieren. So sieht das Bürgerliche Gesetzbuch der Russischen Föderation Anforderungen an den Inh alt und die Zusammensetzung von Gründungsverträgen, Vereinbarungen, Chartas usw. vor. Die Vorschriften legen die Formen der Dokumente fest, die mit den verschiedenen heute verwendeten Methoden gesendet werden müssen.
Klassifizierung von RF-Dokumenten
Es ist erwähnenswert, dass das Verw altungssystem der Büroarbeit der Russischen Föderation eine mehrstufige Klassifizierung enthält. Es ist ratsam, dies genauer zu betrachten. Die Hauptklassifizierung von Dokumenten setzt das Vorhandensein der folgenden Komponenten voraus:
- Organisatorische und administrative Unterlagen. Es ist ratsam, hier Entscheidungen, Protokolle, Anweisungen, Chartas, Anordnungen, Bestimmungen aufzunehmen.
- Referenz- und Informationspapiere, die in die Klassifizierung von Dokumenten allgemeiner Art aufgenommen werden. Wir sprechen von Urkunden, Memoranden, Akten, Telegrammen, Briefen und so weiter.
- Je nach Personal. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Klassifizierung von Dokumenten Erklärungen, Arbeitsbücher, Merkmale, Verträge, Bestellungen usw. umfasst.
Es ist üblich, solche Dokumentenformen als individuell, Vorlage und Standard zu unterscheiden. Die präsentierten Muster bilden ihre Klassifizierung von Dokumenten nach Zweck.
Andere Arten von Dokumenten
Es ist wichtig zu wissen, dass Dokumente inh altlich einfach oder komplex sein können. Die Klassifizierung von Buchh altungsunterlagen am Ort der Annahme setzt das Vorhandensein externer und interner Papiere voraus. Nach Herkunft zu urteilen, unterscheiden sie zwischen persönlichen und amtlichen Dokumenten. Entsprechend der H altbarkeit ist es üblich, Wertpapiere in dauerhafte sowie mehr oder weniger als 10 Jahre zu klassifizieren. In Übereinstimmung mit dem Zeichen der Öffentlichkeit wurde eine spezielle Klassifizierung von Regulierungsdokumenten angenommen, die das Vorhandensein von geheimen und nicht geheimen Dokumenten impliziert. Es sollte hinzugefügt werden, dass die erste Gruppe vertraulich und vollständig umfasstgeheime Dokumente. Je nach Aufnahmeverfahren ist es üblich, zwischen Ton-, handschriftlichen, elektronischen, grafischen, fotografischen und filmischen Materialien usw. zu unterscheiden. Die letzte Gruppierung wird auch als Klassifizierung von Dokumenten nach Merkmalen bezeichnet.
Dringende und nicht dringende Dokumente
Wertpapiere können in dringend und nicht dringend eingeteilt werden. Nach den Stufen ist es üblich, Entwürfe, Auszüge, Originale (also Originale) sowie Kopien zu unterscheiden. Dokumente mit staatlichem Charakter sind in einer separaten Kategorie enth alten. In Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung erlassen autorisierte Strukturen Anweisungen, Anordnungen, Anweisungen, Anordnungen, Beschlüsse, Erlasse und Entscheidungen.
Primäre Dokumentation
Es ist ratsam, eine ziemlich umfangreiche Kategorie von Primärdokumenten separat zu betrachten. Dazu gehören Papiere mit Hintergrundinformationen, die im Prozess der Forschung, Entwicklung, Beobachtung und anderer sozialer Aktivitäten gewonnen wurden. Es ist zu beachten, dass die primäre Dokumentation in der Buchh altung während der Durchführung von Vorgängen von wirtschaftlicher Bedeutung gebildet wird. Es dient als Beweis oder Beweis für bestimmte Tatsachen, die bereits realisiert wurden. Die Gruppe der Quellendokumente umfasst zum Beispiel Urkunden, Urkunden, Rechnungen, Haftbefehle und so weiter. Für die meisten von ihnen werden spezielle einheitliche Formulare genehmigt. Beispielsweise wurden bisher spezielle Formen von Dokumenten für die Bilanzierung von Handelsgeschäften, Anlagevermögen, Barabrechnungen und Arbeitskräften eingeführt.
Dokumentdetails
Wenn es für ein bestimmtes Papier kein einheitliches Formular gibt, wird ein internes Formular im Unternehmen gebildet. Trotzdem müssen dort auf jeden Fall gewisse Angaben vorhanden sein:
- Dokumentname.
- Erstellungsdatum.
- Organisationsname.
- Das Wesen des Betriebs von wirtschaftlicher Bedeutung.
- Messgeräte.
- Liste der verantwortlich handelnden Mitarbeiter.
- Eigene Unterschriften autorisierter Mitarbeiter.
Interne Büroarbeit
In Übereinstimmung mit den Anweisungen der Leitung der Struktur und auf Initiative der Leiter unabhängiger Abteilungen ist die Entwicklung verschiedener Bestimmungen relevant. Diese Gruppierung von Papieren umfasst Standard- und Einzelgesetze. Es ist zu beachten, dass sich der Inh alt der letzteren hauptsächlich auf Verw altungseinheiten, Abteilungen und Werkstätten bezieht, die Teil der Organisationsstruktur des Unternehmens sind. Eine typische Dokumentation betrifft in der Regel die Werkstätten der Hauptproduktion.
Sie müssen wissen, dass der Verordnungsentwurf vom Auftragnehmer erstellt wird, danach wird er mit der Rechtsabteilung des Unternehmens abgestimmt. Wenn Einwände oder Anmerkungen auftreten, werden sie auf einem separaten Blatt oder auf einer zweiten Kopie des aktuellen Blattes festgeh alten. Die wichtigste Handlung administrativer Art im Unternehmen ist die Anordnung des Direktors. Mit Hilfe dieses Dokuments können das Verfahren für die Tätigkeit der Struktur, Entscheidungen und Anweisungen, verschiedene Arten von Ereignissen, die Arbeitsergebnisse oder die Ergebnisse von Audits erstellt werden.
Bericht, Erläuterung und Servicehinweis
Ein Memorandum ist ein Dokument, das eine bestimmte Tatsache oder ein bestimmtes Problem, eine Schlussfolgerung oder einen Vorschlag enthält. Es ist wichtig zu wissen, dass es an die Leitung der Organisation oder eine höhere Struktur gesendet werden kann. Ein Memo ist als eine Art Brief zu verstehen, eine der Formen der internen Art der Korrespondenz in einem Unternehmen. Es wird in der Regel aus den Strukturabteilungen an absolut beliebige Adressaten des Unternehmens versandt. Ausgenommen hiervon ist die Direktführung. Es ist zu beachten, dass ein Memo auch von einem bestimmten Mitarbeiter des Unternehmens gesendet werden kann. Das benannte Dokument kann als informativ, proaktiv oder berichtend definiert werden.
Als Erläuterung ist ein Schriftstück zu betrachten, das der inh altlichen Erläuterung bestimmter Bestimmungen des Hauptgesetzes (Programm, Bericht, Plan) dient. Darüber hinaus kann sie die Gründe für die Nichtbefolgung von Anweisungen der Führung oder für Disziplinarverstöße erläutern.
Anleitung
Anweisungen werden derzeit in zwei Gruppen eingeteilt. Dokumente der ersten Kategorie regeln das Verfahren zur Durchführung eines bestimmten Prozesses in einem Unternehmen, an dem Beamte, Abteilungen usw. teilnehmen. Es ist zu beachten, dass es die Stellenbeschreibungen (die zweite Gruppe) sind, die die Rechte, Pflichten, Verantwortlichkeiten und Funktionen bestimmter Mitarbeiter bestimmen. Diese Papiere können zur Erläuterung des Verfahrens dienen, nach dem die Weisungen von Anordnungen und Gesetzen (Verordnungen, Verfügungen usw.) ausgeführt werden sollen. Es sollte hinzugefügt werden, dass Stellenbeschreibungenkann von fester oder dauerhafter Dauer sein. Ewige Wertpapiere werden jedoch sowieso alle 3-5 Jahre überprüft und überprüft.
Schlussfolgerung
Also haben wir das Konzept, die Hauptklassifikationen von Wertpapieren und andere Aspekte des Themas betrachtet. Abschließend ist festzuh alten, dass die Büroarbeit auf dem Territorium der Russischen Föderation heute eine ziemlich entwickelte Kategorie ist. In der gegenwärtigen Phase des menschlichen Lebens umfasst diese Tätigkeit die Sicherstellung der kompetenten und rechtzeitigen Erstellung der erforderlichen Dokumente sowie die Organisation der Arbeit mit Akten (nämlich Empfangen, Übermitteln, Verarbeiten, Vorbereiten, Kontrollieren, Speichern, Registrieren, Systematisieren, Vorbereiten von Archivieren und Vernichten). Die Regulierung der Bürotechnik wird in mehreren Bereichen umgesetzt. Es ist ratsam, Standardisierung, gesetzliche Regulierung sowie die Bildung von Rechts- und Regulierungs- und Methodenakten von nationaler Bedeutung einzubeziehen.
Die Organisation und die anschließende Protokollierung erfordern so oder so das zwingende Vorhandensein besonderer Fähigkeiten und Fachkenntnisse. Für die Umsetzung dieser Arbeit in Unternehmen werden also entsprechende Abteilungen oder Dienste geschaffen. Es ist erwähnenswert, dass in kleinen Unternehmen Sekretärinnen mit Büroarbeiten beschäftigt sind und vom Leiter autorisierte Mitarbeiter für den Stand der Unternehmensdokumente verantwortlich sind. In jedem Fall muss jede Gruppierung von Dokumenten ihren Platz haben. Normalerweise werden sie in speziellen feuerfesten Schränken aufbewahrt. UndSchließlich können Mitarbeiter wegen unsachgemäßer Aufzeichnungen disziplinarisch belangt werden. Dies sollte bei der Anwendung von Wissen in der Praxis beachtet werden.
