Der Artikel enthält Erläuterungen zu Konzepten wie ein- und ausgehende Dokumentation, Dokumentenfluss und seine Struktur, Dokumentenfluss, seine Art und Zyklizität, interne und externe Dokumentation. Die Möglichkeiten zur Hervorhebung der notwendigen Informationen und deren Speicherung in aktuellen Fällen und Archiven während der Büroarbeit werden angegeben.
Arten von Dokumentenflüssen
In diesem Informationszeit alter ist es unmöglich, sich den Betrieb irgendeiner Produktions-, Verbrauchs-, Regulierungs- oder Verteilungsstruktur ohne Dokumentation vorzustellen. Die Arbeit mit Dokumentationen im heutigen Informationspapier- und Elektronikboom wird immer komplexer. Die Träger von Informationen ändern sich, die Personen, die sie verarbeiten, ändern sich, der Rechtsbereich für die Nutzung von Informationen ändert sich. Auch das Konzept und die Struktur des Belegflusses können sich ändern.
Dokument als Einheit des Dokumentenflusses
Ein Dokument ist eine Information, die in Form eines beliebigen materiellen Objekts aufgezeichnet ist. Ein Dokument kann ein Foto, ein Video oder eine Audioaufnahme sein, ganz zu schweigen davonPapiermedien und Dateien. Aber ein Dokument wird erst dann zu einem Dokument, wenn es eine Reihe notwendiger Anforderungen erfüllt. Diese Anforderungen werden als Details bezeichnet und sind obligatorische Merkmale, die durch Gesetze oder Vorschriften für bestimmte Arten von Dokumenten festgelegt wurden. Für die Registrierung von Organisations- und Verw altungsdokumenten gibt es beispielsweise GOST R 7.0.97-2016. Eine der wichtigsten Angaben ist das Datum des Dokuments (manchmal sogar die Uhrzeit).
Was ist Dokumentenfluss
Dokumentenfluss ist die Bewegung von Dokumenten zwischen Informationserstellungspunkten, Informationsverarbeitungspunkten, Informationsspeicherpunkten und direkten Benutzern von Informationen. Dokumentenflüsse unterscheiden sich sehr in der Art der Dokumente und ihrem Inh alt, Modus und Zyklizität, Bewegungsmethoden usw.
Dokumentenströme in einer Organisation (also auch Unternehmen) werden nach Richtung in ein- und ausgehend unterteilt. Jede Art von Fluss muss voneinander getrennt werden, um Fehler und Verwirrung bei der Arbeit mit Dokumenten zu vermeiden.
Eingehender Dokumentenfluss besteht aus Dokumenten, die per Post oder E-Mail an die Organisation gelangen und absichtlich (per Kurier) gebracht werden. Dokumente am Eingang müssen sortiert werden, unnötig - in den Papierkorb entfernt. Die erforderlichen oder möglicherweise erforderlichen Dokumente sollten in Journalen (Papier oder elektronisch) mit Angabe des Eingangsdatums, des Namens des Dokuments und seiner Details (Datum des Dokuments, Name des Absenders usw.) der Organisationseinheit erfasst werden das Dokument wurde gesendet.
Der ausgehende Dokumentenfluss besteht aus erstellten und erstellten Dokumentenvon der Organisation ausgestellt oder verarbeitet werden. Alle ausgehenden Dokumente müssen mit einer Seriennummer versehen werden, sie werden auf das Vorhandensein der erforderlichen Angaben und ihre Richtigkeit überprüft, sie müssen in den Journalen unter Angabe des Datums erfasst werden (in der Regel ist dies das Datum der Unterzeichnung des Dokuments). ausgehende Nummer und den Code der Abteilung, die das Dokument erstellt hat.
Wenn es unmöglich ist, den Dokumentenfluss sofort zu verarbeiten (steiler Anstieg), ist es notwendig, die Anzahl der Mitarbeiter zu erhöhen, die Dokumente bearbeiten, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden, die für die Organisation oft sehr kostspielig sind.
Arten von Dokumentenflüssen können sehr unterschiedlich sein, alles hängt von der Art der Tätigkeit der Organisation und den Methoden ihrer Arbeit ab.
Für große Organisationen und Unternehmen ist ein gut strukturierter Dokumentenfluss genauso wichtig wie der Material- oder Produktfluss. Für große Dokumentenströme werden sogar dokumententechnologische Verfahren entwickelt und angewendet.
Das Konzept des externen und internen Dokumentenflusses
Neben ein- und ausgehenden Informationen in einer Organisation werden auch interne, d.h. Informationen, die nur innerhalb der Organisation selbst erstellt und verwendet werden. Diese Informationen können ein gewisses Maß an Geheimh altung haben und nicht einmal innerhalb derselben Abteilung öffentlich zugänglich sein. Der Briefwechsel zwischen Abteilungen derselben Organisation wird in der Regel nicht akzeptiert. Für die dokumentarische Kommunikation werden die von den Abteilungsleitern unterschriebenen sogenannten Dienstmitteilungen (Berichte, Erläuterungen, Bescheinigungen) verwendet. Neben Memos inOrganisationen betreiben Aufträge, Anweisungen, Zertifikate, technische Dokumentation und andere Dokumentation.
Der interne Dokumentenfluss muss aus diesen Gründen klar geregelt werden, damit geheime Informationen auch in Auszügen oder Teilen nicht an die Öffentlichkeit gelangen. Daher sollen Insider-Informationen nicht über die Organisation und manchmal über die Grenzen einer Einheit hinausgehen. In diesem Fall werden solche Informationen nur mit Genehmigung des Abteilungsleiters von Abteilung zu Abteilung übertragen und während der Übertragung (sogar an das Archiv der Organisation) notwendigerweise in speziellen Journalen aufgezeichnet, die den Empfänger angeben und seine Empfangsberechtigung bestätigen (Erlaubnis, mit Dokumenten zu arbeiten).
Dokumentflussparameter
Der Dokumentenfluss ist ein komplexes System, das durch folgende Parameter gekennzeichnet ist:
- Inh alt (oder welche Funktionen er ausführt);
- Struktur;
- Modus und Zyklizität;
- Richtung;
- Volumen;
- andere.
Inh alt oder Funktionalität
Dieser Dokumentenflussparameter ist eine Liste der von der Organisation verwendeten Dokumente und der Zusammensetzung der in diesen Dokumenten enth altenen Informationen. Dieser Wert ist für eine kleine Anzahl von Organisationen konstant, deren Aktivitäten sehr spezifisch und im Laufe der Zeit konstant sind (normalerweise sind dies Gerichte, Archive, Register und andere nicht produzierende Organisationen). Für die meisten Organisationen, insbesondere für Produktionsunternehmen, ist der Dokumentenfluss ein nicht konstanter Wert, der sich ändertabhängig von verschiedenen Änderungen: Art der Aktivität, Partner, Technologien, Materialien, Gesetzgebung und andere Anforderungen an Produktionsänderungen und vorübergehende Änderungen.
Belegflussstruktur
Konzept und Struktur des Workflows lassen sich durch die Merkmale beschreiben, mit denen die Klassifikation von Dokumenten und deren Erschließung gegeben ist, das gesamte Orientierungssystem bildet sich im Referenzapparat der Organisationsdokumente ab. Typischerweise entspricht eine solche Struktur Art und Zweck des Belegflusses.
Modus und Zyklen
Diese Parameter bestimmen die Änderungen in der Menge der eingehenden Informationen im Laufe der Zeit. So nimmt beispielsweise der Arbeitsaufwand mit Personalakten von Bewerbern einer Bildungseinrichtung während der Zulassungskampagne oder mit studentischen Unterlagen während der Sessions und des Abschlusses stark zu.
Solche Veränderungen hängen mit den internen Rhythmen der Organisation zusammen und sind normalerweise ziemlich vorhersehbar und geplant.
Änderungen der Dokumentenflussrichtung
Diese Änderungen beziehen sich auf den Inh alt der Arbeit der Informationsverarbeitungseinheit. Dies sind Unterschiede in der Art und Weise der Registrierung von Dokumenten, der Überwachung der Fristen für die Ausführung von Dokumenten, der Art und Weise, sich mit ihnen vertraut zu machen, und insbesondere der Genehmigung und Koordinierung verschiedener Dokumente. Änderungen in der Richtung des Dokumentenflusses werden auch durch interne Änderungen in der Struktur und Ausrichtung von Organisationen beeinflusst.
Dokumentenflussvolumen
Das Dokumentenflussvolumen ist die MengeDokumente (sowohl Originale als auch Kopien), die sowohl durch die Anzahl der Dokumente selbst als auch durch die Anzahl der Blätter, Zeichen, die Anzahl der Ausführenden und Personen, mit denen das Dokument vereinbart wird, ausgedrückt werden kann. Zum Beispiel die Anzahl der Partnerorganisationen, mit denen Sie einen Vertrag abschließen oder abschließen müssen.
Der Workflow der Organisation umfasst die Gesamtzahl der Dokumente in allen Abläufen.
Verbesserung der Arbeit mit Dokumentenflüssen in der Organisation
Um diese Arbeit zu verbessern, ist es notwendig, den gesamten Papierkramprozess zu studieren, klare Empfehlungen zu formulieren, die den Prozess technologisch kompetent machen: Doppelarbeit bei der Arbeit mit Dokumenten entfernen, Dokumentenfreigabe durch nicht damit verbundene Abteilungen ausschließen. Je größer der Dokumentenfluss, desto stärker belastet ist der Verw altungsapparat der Organisation, oder zumindest der größte Teil davon.
Einer der Hauptpunkte zur Verbesserung der Arbeit des Personals mit Dokumenten ist das Niveau seiner beruflichen Ausbildung in allen Phasen des Dokumentenflusses, die optimale Arbeitsbelastung des Personals, eine klare Regelung der Arbeit mit einem Dokument in jeder Abteilung.
Regulierung und Standardisierung bei großen Dokumentenflüssen ermöglichen die Nutzung von Mechanisierung und Büroautomatisierung, reduzieren die Anzahl der Mitarbeiter, die mit Dokumenten arbeiten, auf die optimale Anzahl.
Leider werden Informationen über das Volumen der Belegströme aufgrund unvollkommener Buchh altungsmethoden meist unterschätzt.
EinfachModernitätsanforderungen für den Dokumentenfluss
- Regelmäßigkeit. Jede Überlastung oder jeder Ausfall des Informationsflusses bei menschlichen Aktivitäten führt zu einer Störung des gesamten Systems als Ganzes. Eine Erhöhung des Dokumentenaufkommens muss im Vorfeld bedacht und geplant werden.
- Kontrollierbarkeit. Der Informationsfluss kann und soll gesteuert werden. Das Bürosystem muss nicht nur stabil, sondern auch flexibel im Betrieb sein; Mitarbeiter sollten allgemein in allen Bürotätigkeiten geschult werden.
- Ständige Verbesserung der Arbeitseffizienz durch Rationalisierung, Mechanisierung und Automatisierung der Arbeit.
- Regelmäßige Erstellung und Aktualisierung von streckentechnischen Karten der Dokumentenbewegung mit Angabe von Terminen, Ausführenden etc.
- Standardisierung von Dokumenten, Methoden ihrer Verarbeitung, ordnungsgemäße Archivierung, Bestimmung von Speicherorten für jedes Dokument beschleunigen die Suche nach Dokumenten und die Arbeit mit ihnen.
